Notas emitidas por ecfs com mais de cinco anos não possuirão mais validade jurídica a partir de 01°/07/2015

Notas emitidas por ecfs com mais de cinco anos não possuirão mais validade jurídica a partir de 01°/07/2015

A partir de 01° de Julho o comerciante do Estado de São Paulo que possui Emissor de Cupom Fiscal (ECF) com mais de cinco anos terá de cessar a operação do equipamento e substituí-lo por outros sistemas de emissão. Aproximadamente 140 mil ECFs vão perder a validade dentro desse prazo de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP). O ECF terá de ser substituído pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (Sat), desenvolvido pelo governo paulista, ou pela Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e), que é nacional. Porém, mesmo que o contribuinte escolha operar com a NFC-e, o governo paulista obriga os estabelecimentos a terem ao menos um ponto com Sat instalado para situações denominadas de “contingências off-line”. Segundo Marcelo Fernandez, supervisor de fiscalização de documentos digitais da Sefaz-SP, isso garantiria a integridade dos documentos fiscais em casos de problemas com a internet, uma vez que estes serão armazenados no Sat (que é um hardware, assim como o ECF), até que a internet volte a funcionar. Além disso, Fernandez informa que os contribuintes que optarem por instalar a NFC-e em seus caixas podem ter problemas para credenciar esse sistema na Fazenda paulista. “A secretaria não está preparada para receber uma grande demanda pela NFC-e porque nos últimos anos veio se preparando para trabalhar com o Sat”, disse na quarta-feira, 20/05/2015, o representante do governo do Estado em palestra a empresários na Associação Comercial de São Paulo (ACSP). O QUE É O SAT? Assim como ocorre hoje com o ECF, o uso do Sat vale para empresas com faturamento anual acima de R$ 120 mil. Nesse primeiro ano os estabelecimentos comerciais com faturamento abaixo desse teto podem continuar a emitir a nota em papel, no chamado Modelo 2. Mas as empresas com faturamento menor precisam ficar atentas porque há um cronograma de redução do teto para utilização do sistema. A partir de 2016, pontos comerciais que faturam até R$ 100 mil são obrigados a usar o Sat. O teto cai para R$ 80 mil em 2017 e para R$ 60 mil em 2018. Como o ECF, o Sat é um equipamento gerador de cupons fiscais que precisa ser instalado fisicamente no estabelecimento comercial. Porém, como as notas geradas pelo sistema são eletrônicas, não há a necessidade de ter o equipamento instalado em cada um dos pontos de venda de uma loja.

O contribuinte pode ter um único Sat interligando todos os seus caixas. Mas é preciso ter alguns cuidados: caso ocorra pane nesse Sat único, todos os caixas saem do ar. Além disso, caso o sistema seja alimentado com informações de muitos caixas, pode haver lentidão no processamento das informações. Para utilizar o sistema da Fazenda paulista será preciso um certificado digital específico para equipamentos. O certificado digital da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), por exemplo, não serve. Fernandez diz que essa certificação específica será feita de maneira gratuita pelo governo do Estado no momento da ativação do Sat. O Sat é “blindado”, não admitindo manutenção. Caso pare de funcionar precisará ser trocado. Isso também significa que qualquer atualização ou adequação a novas legislações serão feitas remotamente, por intermédio da Sefaz-SP. Esse sistema trabalha em regime off-line, ou seja, não precisa de acesso ininterrupto à internet. Os cupons fiscais são gerados e armazenados dentro do sistema, tendo de ser enviados, via internet, periodicamente à Sefaz-SP. Caso o consumidor exija a nota o lojista terá de imprimir o cupom fiscal do Sat, mas sem a necessidade de utilizar uma impressora fiscal. COMO DESABILITAR O ECF? Hoje, para cessar a operação de um ECF é preciso pagar pelo serviço de empresas autorizadas pela Sefaz-SP. Porém, segundo Marcelo Fernandez, a partir de Junho o próprio contribuinte poderá desabilitar os emissores com mais de cinco anos pela internet, no portal do Posto Fiscal Eletrônico do governo estadual. Porém, só conseguirá desabilitar o equipamento por conta própria o contribuinte que já tiver um Sat ativo e não tenha pendência junto da Sefaz-SP. Mas devido ao grande volume de ECFs que precisarão ser desativados,mais de 140 mil,o governo do Estado irá escalonar a desativação dos aparelhos entre Julho e Outubro. O escalonamento para cessar os emissores será feito por meio da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (Cnae) . Fernandez diz que a Sefaz-SP publicará uma normativa com essa orientação. O QUE É A NFC-e Diferentemente do Sat, a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) não exige um hardware instalado no ponto comercial. As informações de vendas da loja são transmitidas on-line para a Sefaz por meio de um aplicativo. A principal desvantagem deste sistema é que o comerciante precisa estar conectado com a internet em todo o horário comercial. Do contrário, não consegue emitir nota para o consumidor. Isso porque para emitir a nota fiscal ele precisa, primeiramente, transmitir a informação da venda para a Fazenda que, por sua vez, precisa autorizar a emissão do documento para o cliente da loja. QUAL UTILIZAR? Para os contribuintes do Estado de São Paulo é obrigatório ter ao menos um Sat instalado para “contingências”. Mas é possível continuar utilizando em conjunto com ECFs com menos de cinco anos ou então em conjunto com a NFC-e.

PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS

Diante da corriqueira dúvida quanto à necessidade da guarda de documentos fiscais e trabalhistas, bem como acerca de quais efetivamente precisam ser guardados e os períodos que precisam permanecer em posse das empresas, seguem os esclarecimentos pertinentes.

Basicamente, os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Para facilitar a visualização, segue tabela, extraída do site “fecomercio”, contendo descrição dos tributos, períodos de armazenamento e respectiva fundamentação legal:

TRIBUTÁRIO

 

TABELA

 

Salientamos, contudo, que tais orientações são apenas de ordem fiscal, não sendo aplicáveis aos documentos trabalhistas, para os quais vigoram os seguintes prazos, conforme tabela abaixo:

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

 

TABELA


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